A avaliação de custos, os indicadores de desempenho (KPI) e o budget na contratação de serviços
* Por Carlos Alberto Dariani
O controle de custos por parte das empresas tem se tornado cada vez mais importante, quase uma obsessão num mundo globalizado onde os preços dos bens e serviços têm de ser competitivos local, regional e internacionalmente.
O novo padrão tecnológico das últimas décadas contribuiu de forma definitiva para desenvolver e agregar ferramentas que permitiram um controle mais efetivo dos custos, informações on-line, acesso simultâneo, rastreamento da produção, conexão em nuvem, sistemas integrados e outros. Além disso, esta tecnologia aplicada permitiu o acompanhamento em intervalos menores, o que possibilita correções de rota e ajustes.
Todo este conhecimento não garante o menor custo, mas o conhecimento dos fatores que o compõem, e isso é bastante relevante. Dentre as empresas, as indústrias, sem dúvida, estão na frente neste quesito, quer pela técnica aplicada, quer pela especificidade dos fatores e também pela necessidade premente de controle de custos. As commodities também têm de ter um controle de custos rigoroso, pois têm seus preços ditados pelo mercado, mas não seus custos.
Prova desta eficiência pode ser notada logo após a crise de 2008 que afetou seriamente os mercados e exigiu uma rápida reação das empresas para se adequarem a novos níveis de consumo, preço, custos e investimentos em um prazo muito curto.
O custo está diretamente relacionado ao beneficio que ele traz. Por exemplo: um voo direto de São Paulo à Nova York custará mais que um voo São Paulo – Lima, Lima – Panamá, Panamá – Miami, Miami – Nova York. O custo aparentemente maior no voo direto deve ser comparado com o custo das horas paradas nas escalas da alternativa, sucessivas alfândegas, risco de perda da bagagem, eventuais valores despendidos com alimentação e o cansaço, ao final. Mesmo o voo direto para Nova York pode ter custos distintos e novamente é preciso avaliar o beneficio atrelado. Se você tem uma reunião muito importante na manhã do dia de sua chegada, na qual se discutirá milhões de dólares e não pode viajar um dia antes, o custo da classe executiva pode ser a melhor escolha contra viajar de classe econômica, dormir mal e chegar esgotado para uma reunião tão importante.
O planejamento financeiro, ferramenta fundamental para o controle dos custos, ajuda a ordenar estas avaliações, pois determina o valor que cada área pode comprometer em determinado período, geralmente mensal com acumulado anual, com gastos e despesas e também com a compra de serviços.
E o que deveria ser um instrumento de controle de custos pode se transformar facilmente em um fator explosivo, quando a técnica e a análise não estão associadas aos resultados, quando a relação custo benefício não é avaliada.
É comum verificar que se despreza a técnica quando o assunto é serviços contratados, e se exerce a tirania do budget em detrimento aos resultados gerais. O setor que contrata atende ao budget, mas a empresa acaba pagando um preço alto pela redução artificial. Esse quadro pode ser avaliado em várias situações, como por exemplo, na contratação de uma empresa de manutenção de equipamentos. Quanto custará para a empresa se uma máquina ficar parada horas, dias, desorganizando o PCP (Planejamento e Controle de Produção), gerando atraso nas entregas, horas extras, perda de faturamento, não cumprimento de contratos, insatisfação dos clientes, enfim, um caos?
A escolha de serviços unicamente por preço pode e, em geral, carrega estas consequências e o custo aparente menor se torna muito maior.
É verdade que a mensuração da qualidade dos serviços e, por decorrência, seu valor, é comumente feita de forma subjetiva, analisando outros clientes que este prestador de serviços atende, volume de atendimentos e referências de outros profissionais.
As empresas de serviços profissionais, como auditorias e escritórios de advocacia, são vítimas fáceis da análise rasa e da tirania do budget. O setor que contrata cumpre o budget, mas o resultado é que as despesas da empresa são muito maiores.
Os KPI´s (Key Performance Indicator) são indicadores de desempenho pouco utilizados no Brasil, que podem ajudar muito a complementar a análise subjetiva na hora de contratar serviços. Ao contratar ou avaliar a substituição de um serviço, podemos analisar métricas que vão ao encontro do interesse da empresa.
Por exemplo, ao avaliar os serviços de um escritório de advocacia, saber qual o índice de sucesso em clientes do mesmo porte ou mesmo ramo da indústria, qual o prazo médio de encerramento dos processos, qual o valor médio pago nesses processos e, com base nesta média, quanto deixou de ser pago, a economia gerada com os casos ganhos.
É preciso que a análise técnica seja incorporada à analise geral, juntamente com a subjetiva, para que a decisão de redução de custos seja realmente efetiva e não apenas um exercício matemático de cumprimento de budget que pode carregar um custo muito maior.
